6 Langkah Mudah Membuat Standard Operating Procedures (SOP) Perusahaan – 2019
Standard Operating Procedures (SOP) Perusahaan.
Apakah langkah – langkah yang harus dilakukan untuk membuat suatu SOP atau Standard Operating Procedures untuk perusahaan?, kita akan mencoba menjelaskan apa saja langkah tersebut dan langkah pembuatan Standard Operating Procedures itu sendiri pada bagian ini kita bagi menjadi 6 langkah.
Ke enam langkah ini dapat digunakan pada perusahaan besar maupun kecil, sebab pada dasarnya atau pada prinsipnya, SOP itu sama saja, hanya saja kandungan atau esensi yang terdapat dalam SOP itu tergantung dari bentuk usaha atau bisnis masing-masing.
- Apa itu Standard Operating Procedures atau SOP?
SOP adalah sekumpulan langkah –langkah yang menerangkan atau menjelaskan proses bisnis atau usaha yang didalamnya tercantum mengenai siapa, visi, misi, target, pelaku, deskripsi, bagaimana, apa, dan lainnya.
 |
| 6 Langkah Mudah Membuat Standard Operating Procedures (SOP) Perusahaan – 2019 |
- Mengapa Kita Membutuhkan SOP (Standard Operating Procedures)?
Tentunya kita membutuhkannya sebab kita perlu memahami proses bisnis/usaha yang kita jalankan agar supaya bisnis tersebut tidak lari dari target yang sudah direncanakan sebab setiap usaha yang dijalankan tentunya bukan tanpa tujuan dan pastinya kita menginginkan usaha yang dilakukan itu dapat menjadi lebih besar. Nah dengan SOP ini anda bisa melakukannya.
Dengan SOP ini juga, anda dapat memastikan bahwa setiap aktifitas karyawan anda bergerak ke arah dan tujuan yang sama (tertarget) dan meminimalisir kesalahan yang terjadi. Maka dengan SOP ini, karyawan akan menjadi tahu proses bisnis dan tujuan tempat dia bekerja.
- Bagaimana Cara Membuat Standard Operating Procedures (SOP)?
1. Membuat Susunan Kerja atau ceklis.
Jika anda memiliki seorang menejer atau bawahan yang pernah memiliki menejer, cobalah untuk meminta kepada maneger anda untuk berbicara dengan bawahannya dengan tujuan untuk menentukan hal – hal apa saja yang akan dibahas didalam Standard Operating Procedures tersebut.
Dan, Jika anda adalah manegernya maka cobalah untuk mengumpulkan karyawan dan bertanya tentang apa yang harus anda bahas, lakukan, atau apa yang akan dibuat dalam aktifitas bisnis sehari-hari dengan tujuan agar proses usaha tersebut tidak lari dari targetnya.
2.Merencanakan Alur Proses.
Pada langkah ini dibagi menjadi 4 langkah utama yaitu;
- Tentukan Format SOP,
- Sepakati Format Templatenya, headernya, tulisannya,
- Menetapkan Alur Proses, seperti mengenai hal wawancara, collek data, dan lainnya,
- Menentukan bagaimana SOP tersebut akan di akses, dan menetukan apakah SOP tersebut dapat sampai kesetiap devisi atau bagian sebab SOP tersebut tidak akan bermanfaat jika tidak di aplikasikan.
3. Melakukan Wawancara.
- Lakukan wawancara dengan karyawan mengenai apa saja atau bagaimana dia bekerja, misalnya, setiap hari bagaimana ia bekerja dan bagaimana ia melakukan pekerjaannya.
- Periksa apakah ada dokumen panduan bekerja sebab hal dapat mendukung langkah pembuatan SOP.
4. Tulis, Bahas, dan Sebarkan.
a. Tulis.
- Masukkan semua catatan anda kedalam format Template yang sudah anda sepakati, dan
 |
| 6 Langkah Mudah Membuat Standard Operating Procedures (SOP) Perusahaan – 2019 |
b. Bahas.
- Melakukan pembahasan dengan ahlinya (experts), contohnya membuat masakan dengan menanyakan langsung kepada seorang juru masak atau koki.
- Mengumpulkan masukan – masukan dari Management sebab manajement tentunya memiliki harapan atau keinginan seperti apa kegiatan operasional yang akan dilakukan.
- Setelah dilakukan collec data, selanjudnya serahkan semua data – data yang sudah dikumpulkan tadi kepada Ketua Penyusunan SOP (SOP Project Manager) agar dapat dirangkum dan dijadikan sebagai buku panduan Standarisasi yang selanjudnya untuk disebarkan.
c. Sebarkan.
Tetapkan siapa yang bertanggung jawab untuk mengawasi dan melakukan pembaruan terhadap dokumen SOP sebab SOP adalah dokumen hidup dan sesuai dengan berjalannya waktu jika suatu usaha dapat berkembang maka tentunya dalam perkembangan tersebut akan ada yang namanya kadaluarsa atau tidak terpakai lagi maka disitulah siperlukannya pembaruan terhadap SOP tersebut.
5. MAINTENANCE.
Mereview atau membahas Standard Operating Procedures (SOP) minimal sekali dalam satu tahun untuk melakukan pembaruan atau perubahan atau adaptasi terhadap hal-hal baru yang tidak dibutuhkan dan apa yang masih di butuhkan.
6. TRAINING (Pelatihan).
Lakukan training atau pelatihan agar Standard Operating Procedures (SOP) yang dibuat dapat benar-benar berjalan dengan baik dan benar sesuai terget yang diinginkan perusahaan dengan tujuan agar SOP tersebut dapat diterima dan terserap serta sampai pada level pada yang paling di bawah.
Selain itu dengan training ini pula, anda akan dapat mengukur sampai dimana kinerja dari para karyawan anda terhadap tugas yang diberikan oleh perusahaan anda.
Perlu anda ketahui pula bahwa Standard Operating Procedures ini dapat berlaku terhadap semua perusahaan, baik itu perusahaan kecil, menengah, atau peruahaan yan besar sesuai penjelasan diatas, dan cobalah untuk tidak mengcopy SOP dari internet atau dari mana saja sebab belum tentu Standard Operating Procedures (SOP) yang anda copy tersebut dapat berjalan dengan baik pada perusahaan anda. Lakukanlah secara mandiri sesuai dengan petunjuk atau cara – cara yang telah diterangkan diatas.
Demikian penjelasan singkat tentang cara membuat Standard Operating Procedures tersebut diatas, Selamat mencoba dan terimakasih.